紙をPDFにするだけでも、DXと言える？

「書類を全部スキャンしてPDFにしました」。
これはDXでしょうか。答えは「DXではないが、無駄でもない」です。ただし、多くの会社は手を入れる場所を間違えています。

PDF化で解決すること・しないこと

PDFは「紙の見た目をそのまま保存したもの」です。画像としての紙が、パソコンの中に移動しただけと考えると分かりやすいはずです。だから、探す・集計する・転記するといった手間は残ります。

本当に直すべきなのは「紙に書く前」

ここがいちばん大事な点です。多くの会社は、書き終わった紙をどうデジタル化するかを考えます。しかし手間が発生しているのは、そこではありません。

解決するには、紙に書くのをやめて、最初からデジタルで入力してもらうしかありません。入力の入り口をフォームに変えれば、転記も、PDF化そのものも不要になります。

とはいえ、全部の紙をなくす必要はない

「では紙を全廃しよう」と考える必要はありません。取引先の都合で紙のままにせざるを得ない書類も、法律上そのほうが早い書類もあります。

やるべきなのは、いちばん枚数が多い紙を1種類だけ選んで、その1種類だけ入力フォームに置き換えることです。日報、作業報告、経費申請、注文書。社内で完結するものほど、置き換えやすくなります。