LINEで仕事を依頼するのは、DXなのか
口頭をやめて、LINEで依頼するようにした。文字で残っているのだから、これでもう大丈夫——。
そう思っていたのに、「言った・言わない」も「あの件どうなった？」も消えない。理由があります。
LINEは「記録が残る」が「記録が貯まらない」
LINEやチャットは、たしかに文字で残ります。口頭よりは確実に前進です。firstDXのレベルで言えばレベル1にあたります。
ただし、チャットは新しい発言が来るほど、古い依頼が下に流れていく構造です。記録は残っていても、貯まっていきません。1週間前に頼んだ仕事は、雑談や別件の連絡に埋もれて、事実上見えなくなります。
実際に起きる4つの問題
1. 探せない
「あの依頼、どのトークに書いたっけ」。個人チャットか、グループか、それとも電話で言ったのか。探す時間が毎日少しずつ発生します。
2. 既読がついても、やったとは限らない
既読は「画面を開いた」という意味でしかありません。移動中に見て、あとでやろうと思って忘れる。これは誰にでも起きます。依頼が完了したかどうかは、既読からは分かりません。
3. 全体が見えない
誰に何を頼んでいて、どれが終わっていないのか。チャットでは一覧になりません。だから「あの件どうなった？」と聞くしかなくなり、聞かれた側もそのたびに手を止めます。
4. 個人のアカウントに仕事が貯まる
担当者が退職すると、その人とのやり取りは会社に残りません。私用の連絡と業務の連絡が同じアプリに混ざっている状態も、あとで問題になります。
「言った・言わない」が消えない理由
記録が残っていても、探すのに手間がかかるなら、実務では「無かったこと」と同じになります。証拠として使える記録とは、すぐ出せる記録のことです。
直し方：分けずに、まるごと移す
ここでよくあるのが、「依頼だけ専用ツールに移して、連絡や雑談はこれまでどおりチャットで」という分け方です。現実的な折衷案に見えますが、これはおすすめしません。
分けると、こうなります
- 送る前に「これは依頼か、ただの連絡か」を毎回判断させることになる
- 同じ案件の経緯が2か所に分かれ、結局どちらも見ないと分からない
- 探す場所が、減るどころか1つ増える
そもそも実務では、依頼と連絡の境目はありません。「明日の現場、9時からです」は連絡のつもりでも、受け取った側にとっては予定を押さえる仕事です。この判断を現場に毎回させると、面倒がられて元のチャットに戻ります。
ですから、メールやチャットでしていたやり取りごと、まるごと1か所に移してください。場所が1つになって初めて、探す時間がゼロになります。
移す順番
とはいえ、いきなり全社で切り替える必要はありません。相手を1人ずつ増やしていくのがいちばん失敗しません。
- まず1週間、1人に1件だけ送ってみる（ここは小さく始める）
- 続けられたら、その人とのやり取りは全部こちらに寄せる（メールもチャットも使わない）
- うまくいったら、相手を1人ずつ増やす
2番目が大事です。相手ごとに「この人とは完全に移行済み」という状態を作っていくと、二重管理になりません。
雑談も、移していい
「仕事の話だけ」と線を引くと、結局チャットも開くことになります。日程調整も、ちょっとした相談も、忘年会の話も。全部移してしまったほうが定着します。
まとめ
LINEでの依頼はレベル1。記録は残りますが流れていくので、確認の手間は消えません。直すなら、依頼だけを切り出すのではなく、日々のやり取りごと1か所に移してください。始めるのは1人・1件からで構いません。